Lógica de funcionamento

O aplicativo foi desenhado para tornar as tarefas o mais automatizadas possível e associadas a processos, reduzindo assim tempos desnecessários ao mesmo tempo que otimiza as redundâncias no acompanhamento das leads de negócio com os clientes.

Assim, estabeleceu-se um modelo de funcionamento do CRM assente na área de negócio, que permite sistematizar as leads, os processos e tarefas que a constituem.

Exemplo da lógica de funcionamento do Sm Crm

Assim e em primeira mão, tendo a empresa decidido por onde começar no processo de sistematização do seu modelo de negócio, devem efetuar o seguinte levantamento de informação:

Áreas de negócio

Deve ser efetudo o levantamento de todas as áreas de negócio da empresa, sejam estas de produtos ou serviços a prestar. Por exemplo numa empresa de informática pode ter às seguintes áreas de negócio: software, hardware, assistência técnica.

Leads de negócio na área de negócio

Através da análise da na empresa deve ser feito a identificação das leads de negócios existentes nessa área de negócio. Esta atividade permitirá sistematizar e automatizar as leads que ocorrem, de forma rotineira, na empresa e em concreto numa área de negócio. Deve definir também quais as possíveis formas de origem da lead de negócio (exemplo: internet, loja, etc). E por último associar quais os estados possíveis para a lead (aberto, sucesso, insucesso, entre outros), sendo que no caso de insucesso pode associar os motivos. Por exemplo na venda de hardware, um dos motivos de insucesso poderá ser:”cliente comprou à concorrência”. Assim será possível determinar a origem e a conclusão ou não de determinada lead de negócio, mantendo-se um histórico.

Quais os processos associados

Os colaboradores envolvidos na implementação devem efetuar um levantamento de todos os processos empresariais que são desenvolvidos na empresa, desde os processos pré-venda, venda, financeiros, administrativos e pós-venda. Por exemplo na venda de hardware pode ter processo de Orçamentação, Venda, Assistência técnica, entre outros.

Identificar as tarefas de cada processo

Para cada um dos processos deves associar as tarefas respetivas, sendo se possível, efetuado o levantamento do fluxo das tarefas ao longo do processo. Este exercício vai permitir tornar todo o CRM mais eficaz, uma vez que permite definir qual a ordem de tarefas, tempos para a executar, quem a executa, possibilitando agendar a tarefa seguinte de uma forma praticamente automática. Deve também proceder ao levantamento do estado possível para cada uma das tarefas, uma vez que na criação de processos, pode restringir os estados do processo às tarefas incluídas neste.

Identificar utilizadores

Por último é necessário identificar qual o colaborador da empresa é responsável por cada uma das tarefas dos processos.

Pode utilizar um formulário em excel como o apresentado no video seguinte para identificar as tarefas de cada um dos processos, duração média, quanto tempo para a próxima tarefa e destinatário dessa tarefa, para facilitar a automatização do aplicativo de Crm.

Quer receber o nosso ficheiro excel para facilitar o levantamento de informação?