Conceitos gerais

Da lead de negócio às tasks

A gestão de Leads & tasks com o cliente permite aumentar a eficiência de uma empresa. Contudo, exige conhecimento de um conjunto de conceitos que são fundamentais.

Lead de negócio

Qualquer empresa tem pelo menos um produto e serviço no seu portfolio, que constituem motivo de contato com o cliente, com o intuito de os vender. Por exemplo: a subscrição do aplicativo Formiga Preta. Por outro lado, existem potenciais clientes que procuram determinado produto ou serviço. Ao identificarmos esse potencial cliente, e a respetiva necessidade estamos a criar uma lead de negócio e a associar a um potencial cliente. Por exemplo, quando obtemos um registo no Formiga Preta, abrimos uma Lead de negócio associado à subscrição deste serviço. O nosso objetivo passa ser levar esse cliente a subscrever o nosso aplicativo, sobre o qual desenvolveremos um conjunto de processos comerciais e tasks.

Workflow

Workflow é um método utilizado para organizar e automatizar tarefas de uma empresa. Consiste na disposição lógica e sequencial de atividades para alcançar um objetivo específico, otimizando recursos e eficiência dos processos. Os workflows podem ser manuais ou automatizados e são comuns em diversas áreas, como marketing digital e gestão documental. Eles permitem a divisão dos processos em tasks, definidas por regras e condições específicas. Por exemplo: workflow de processo comercial é constituído por quatro tasks: 1) Contato com o cliente, 2) Envio de proposta ou orçamento 3) Follow-Up 4) Faturação.

Task

Tarefa não é mais que um trabalho ou acão que deve ser executada por alguém dentro de um determinado prazo, com um objectivo claro. Um conjunto de tarefas associadas constituem um processo ou workflow. Por exemplo no processo de venda – o contacto com o cliente não é mais de que uma tarefa do processo de venda.

Como o workflow pode melhorar a eficiência em uma empresa?

A implementação de workflows traz uma série de benefícios concretos para a eficiência operacional de uma empresa. Veja como:

Padronização e Organização dos Processos

• Workflows estruturam e padronizam tarefas, garantindo que todas as etapas sejam seguidas corretamente e no tempo certo, o que previne inconsistências e retrabalho.

• Isso resulta num serviço mais consistente e de alta qualidade.

Redução de Erros e trabalho duplicado

• Ao automatizar processos e eliminar tarefas manuais, o workflow reduz significativamente a incidência de erros humanos e atrasos.

• A automação garante que tarefas sejam executadas no momento correto, minimizando esquecimentos e falhas.

Aumento da Produtividade

• A automação de tarefas repetitivas libera os colaboradores para atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral da equipe.

• O workflow também elimina tarefas redundantes, acelerando a conclusão dos projetos.

Visibilidade, Transparência e Colaboração

• Workflows oferecem uma visão clara do andamento das tarefas, facilitando o monitoramento em tempo real e a identificação de gargalos.

• Promovem a colaboração entre equipes e departamentos, pois todos sabem exatamente o que precisa ser feito, por quem e quando.

Tomada de Decisão Baseada em Dados

• Acompanhamento de indicadores como tempo médio de conclusão, taxa de erros e satisfação dos clientes permite ajustes contínuos e decisões mais assertivas.

• A transparência nos processos aumenta a responsabilidade e o engajamento das equipes.

Redução de Custos e Agilidade

• A otimização dos fluxos de trabalho reduz desperdícios, diminui custos operacionais e melhora o retorno sobre investimento.

• Processos mais ágeis resultam em entregas mais rápidas e clientes mais satisfeitos.

Escalabilidade e Melhoria Contínua

• Workflows bem implementados facilitam o crescimento da empresa, permitindo lidar com maior volume de tarefas sem perder eficiência.

• A integração de diferentes sistemas e áreas promove uma cultura de melhoria contínua, com processos sempre sendo revisados e otimizados.