Conceitos gerais

Da lead às tarefas

A gestão de tasks com o cliente permite aumentar a eficiência de uma empresa. Contudo, exige conhecimento de um conjunto de conceitos que são fundamentais.

Lead de negócio

Qualquer empresa tem, por um lado, pelo menos um produto e serviço no seu portfolio, que constituem motivo de contato com o cliente, com o intuito de os vender. Por exemplo: a subscrição do aplicativo Formiga Preta. Por outro lado, existem potenciais clientes que procuram determinado produto ou serviço. Ao identificarmos esse potencial cliente, e a respetiva necessidade estamos a criar uma lead e um potencial cliente. Por exemplo, quando obtemos um registo no Formiga Preta, abrimos uma Lead de negócio associado à subscrição deste serviço. O nosso objetivo passa ser levar esse cliente a subscrever o nosso aplicativo, sobre o qual desenvolveremos um conjunto de processos comerciais e tasks.

Processo

Um processo consiste num grupo de tarefas interligadas logicamente, que fazem uso dos recursos da organização, para gerar resultados definidos, em apoio aos objetivos da organização. Por exemplo: Processo de pós-venda do SoftManagement. Processo que a empresa pode efetuar junto dos seus clientes com o intuito de aferir o grau de satisfação do software, constituido por 2 tarefas: followup ao cliente, e caracterização do grau de satisfação.

Tarefa

Tarefa não é mais que um trabalho ou acção que deve ser executada por alguém dentro de um determinado prazo. Um conjunto de tarefas associadas constituem um processo (por exemplo em pós venda – o contacto com o cliente para avaliação de grau de satisfação, não é mais de que uma tarefa do processo de venda).

Workflow

Workflow, ou fluxo de trabalho em português, é um método utilizado para organizar e automatizar tarefas em uma empresa. Consiste na disposição lógica e sequencial de atividades para alcançar um objetivo específico, otimizando o uso de recursos e melhorando a eficiência dos processos. Os workflows podem ser manuais ou automatizados e são comuns em diversas áreas, como marketing digital e gestão documental. Eles permitem a divisão de tarefas em micro atividades, definidas por regras e condições específicas.

Como o workflow pode melhorar a eficiência em uma empresa

A implementação de workflows traz uma série de benefícios concretos para a eficiência operacional de uma empresa. Veja como:

Padronização e Organização dos Processos

• Workflows estruturam e padronizam tarefas, garantindo que todas as etapas sejam seguidas corretamente e no tempo certo, o que previne inconsistências e retrabalho.

• Isso resulta em produtos e serviços mais consistentes e de alta qualidade.

Redução de Erros e trabalho duplicado

• Ao automatizar processos e eliminar tarefas manuais, o workflow reduz significativamente a incidência de erros humanos e atrasos.

• A automação garante que tarefas sejam executadas no momento correto, minimizando esquecimentos e falhas.

Aumento da Produtividade

• A automação de tarefas repetitivas libera os colaboradores para atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral da equipe.

• O workflow também elimina tarefas redundantes, acelerando a conclusão dos projetos.

Visibilidade, Transparência e Colaboração

• Workflows oferecem uma visão clara do andamento das tarefas, facilitando o monitoramento em tempo real e a identificação de gargalos.

• Promovem a colaboração entre equipes e departamentos, pois todos sabem exatamente o que precisa ser feito, por quem e quando.

Tomada de Decisão Baseada em Dados

• Acompanhamento de indicadores como tempo médio de conclusão, taxa de erros e satisfação dos clientes permite ajustes contínuos e decisões mais assertivas.

• A transparência nos processos aumenta a responsabilidade e o engajamento das equipes.

Redução de Custos e Agilidade

• A otimização dos fluxos de trabalho reduz desperdícios, diminui custos operacionais e melhora o retorno sobre investimento.

• Processos mais ágeis resultam em entregas mais rápidas e clientes mais satisfeitos.

Escalabilidade e Melhoria Contínua

• Workflows bem implementados facilitam o crescimento da empresa, permitindo lidar com maior volume de tarefas sem perder eficiência.

• A integração de diferentes sistemas e áreas promove uma cultura de melhoria contínua, com processos sempre sendo revisados e otimizados.