Conceitos gerais

Da lead às tarefas

A gestão de tasks com o cliente permite aumentar a eficiência de uma empresa. Contudo, exige conhecimento de um conjunto de conceitos que são fundamentais.

Lead de negócio

Qualquer empresa tem, por um lado, pelo menos um produto e serviço no seu portfolio, que constituem motivo de contato com o cliente, com o intuito de os vender. Por exemplo: a subscrição do aplicativo Formiga Preta Por outro lado, existem potenciais clientes que procuram determinado produto ou serviço. Ao identificarmos esse cliente, e a respetiva necessidade estamos a criar uma lead e um potencial cliente. Por exemplo, quando obtemos um registo no Formiga Preta, abrimos uma Lead de negócio associado à subscrição deste serviço. O nosso objectivo passa ser levar esse cliente a subscrever o nosso aplicativo.

Processo

Um processo consiste num grupo de tarefas interligadas logicamente, que fazem uso dos recursos da organização, para gerar resultados definidos, em apoio aos objetivos da organização. Por exemplo: Processo de pós-venda do SoftManagement. Processo que a empresa pode efetuar junto dos seus clientes com o intuito de aferir o grau de satisfação do software, constituido por 2 tarefas: followup ao cliente, e caracterização do grau de satisfação.

Tarefa

Tarefa não é mais que um trabalho ou acção que deve ser executada por alguém dentro de um determinado prazo. Um conjunto de tarefas associadas constituem um processo (por exemplo em pós venda – o contacto com o cliente para avaliação de grau de satisfação, não é mais de que uma tarefa do processo de venda).

Workflow

Workflow, ou fluxo de trabalho em português, é um método utilizado para organizar e automatizar tarefas em uma empresa. Consiste na disposição lógica e sequencial de atividades para alcançar um objetivo específico, otimizando o uso de recursos e melhorando a eficiência dos processos. Os workflows podem ser manuais ou automatizados e são comuns em diversas áreas, como marketing digital e gestão documental. Eles permitem a divisão de tarefas em micro atividades, definidas por regras e condições específicas.

Como o workflow pode melhorar a eficiência em uma empresa

A implementação de workflows traz uma série de benefícios concretos para a eficiência operacional de uma empresa. Veja como:

Padronização e Organização dos Processos

• Workflows estruturam e padronizam tarefas, garantindo que todas as etapas sejam seguidas corretamente e no tempo certo, o que previne inconsistências e retrabalho.

• Isso resulta em produtos e serviços mais consistentes e de alta qualidade.

Redução de Erros e Retrabalho

• Ao automatizar processos e eliminar tarefas manuais, o workflow reduz significativamente a incidência de erros humanos e atrasos.

• A automação garante que tarefas sejam executadas no momento correto, minimizando esquecimentos e falhas.

Aumento da Produtividade

• A automação de tarefas repetitivas libera os colaboradores para atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral da equipe.

• O workflow também elimina tarefas redundantes, acelerando a conclusão dos projetos.

Visibilidade, Transparência e Colaboração

• Workflows oferecem uma visão clara do andamento das tarefas, facilitando o monitoramento em tempo real e a identificação de gargalos.

• Promovem a colaboração entre equipes e departamentos, pois todos sabem exatamente o que precisa ser feito, por quem e quando.

Tomada de Decisão Baseada em Dados

• Acompanhamento de indicadores como tempo médio de conclusão, taxa de erros e satisfação dos clientes permite ajustes contínuos e decisões mais assertivas.

• A transparência nos processos aumenta a responsabilidade e o engajamento das equipes.

Redução de Custos e Agilidade

• A otimização dos fluxos de trabalho reduz desperdícios, diminui custos operacionais e melhora o retorno sobre investimento.

• Processos mais ágeis resultam em entregas mais rápidas e clientes mais satisfeitos.

Escalabilidade e Melhoria Contínua

• Workflows bem implementados facilitam o crescimento da empresa, permitindo lidar com maior volume de tarefas sem perder eficiência.

• A integração de diferentes sistemas e áreas promove uma cultura de melhoria contínua, com processos sempre sendo revisados e otimizados.